Realizar el inventario de tu negocio es primordial para mantener el orden dentro de su almacén, sin embargo, el procedimiento suele ser laborioso, requiere de mucha concentración, inclusive llegamos a cerrar temporalmente nuestros puntos de venta para poder enfocarnos mejor en calcular con precisión las existencias.
También es una función que nos permite reflexionar y proyectar mejor para poder evitar una sobreproducción de productos, conocer cuáles son los artículos con mayor y menor rotación, para optimizar y reducir perdidas. Por ello te compartimos algunos puntos que debes tener en cuenta para realizar un buen proceso de inventario.
- Organizar y complementar la información de tus inventarios:
Este primer paso te permitirá tener una visión más real de la situación de tus inventarios y a partir de esto podrás optimizarlos. Es muy importante contar con un catálogo actualizado y depurado de tus productos.
Elimina los productos que ya no manejas y los productos que se encuentran repetidos en tu catalogo. Tenerlos clasificados en familias y/o grupos de artículos y relacionados con cada uno de tus proveedores.
Es necesario realizar el conteo de existencias físicas de los artículos y esto podrás hacerlo de dos formas, una manual y otra con una lectora portátil. Esta última metodología tiene como ventaja, la identificación del producto usando el código de barras.
2. Pre inventario:
Debemos contar con un trabajo previo que garantice el orden, la toma de inventario tiene el objetivo de facilitar al personal la ubicación e información de los artículos, descartándose iniciar con el proceso de existir duplicidad de ubicaciones en el almacén, información distinta o inexistente de los artículos y ubicaciones tanto en físico como en los registros, de lo contrario el segundo conteo se dilatará en tiempos identificándose también errores de conteo.
Clasificar en categorías te dará un panorama más amplio del tipo de productos con los que cuentas y cómo deberán ser gestionados cada uno.
3. Clasifica tus productos en al menos 3 categorías
Como tercer paso, será clasificar en 3 categorías las cuales te darán un panorama más amplio del tipo de productos con los que cuentas y cómo deberán ser gestionados cada uno. Las categorías en las que puedes clasificarlos son las siguientes:
a) Productos de Alta Rotación: Este tipo de producto tiene un nivel de venta constante durante todo el año y debido a esto, se colocan al menos 6 compras por año para resurtirlo.
b) Productos de Temporalidad: En esta categoría se cuentan los productos que no tienen un nivel constante de venta sino que por temporadas puede aumentar o disminuir su rotación, las compras se realizan mes a mes según se vaya requiriendo y previendo el comportamiento de su demanda.
c) Productos especiales o sobre pedido: Esta abarca los productos que son ventas eventuales por alguna requisición extraordinaria, en este caso solamente se ordenan cuando se realiza el pedido por parte del cliente, son productos de los cuales no te conviene tener inventario detenido ya que no se puede saber con certeza cuándo se venderán.
4. Calcular máximos, mínimos y puntos de re-orden
El cálculo se hace de la siguiente manera:
a) Calcula el stock máximo de un producto tomando como referencia 60 días de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de mayor demanda, como ejemplo este monto es de 100 unidades, este será tu máximo, es decir la cantidad mayor permitida de ese producto en tu inventario.
b) Calcula el stock mínimo de un producto tomando como referencia los 60 días de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de menos demanda, considera que el monto es de 22 unidades, las cuales representan la cantidad mínima a tener de tu producto para no correr el riesgo de desabasto.
c) Define el punto de re-orden, es decir el nivel de existencias en el cual es necesario realizar un pedido, lo que debes hacer es obtener el promedio de tu máximo y tu mínimo, en este caso sería de 61 unidades, esto quiere decir que cuando tengas esta cantidad en existencia es momento de colocar una orden.
5. Compara la información obtenida con tus inventarios actuales
En esta etapa del control de inventarios, es primordial que consideres que la información de tu mercancía en existencia que tu sistema te está proporcionando sea la correcta. Al analizar los datos identifica todos aquellos productos que se encuentren en un nivel de unidades mayor al máximo calculado, esto con el fin de que puedas tomar decisiones como podría ser realizar una estrategia o promoción de ventas para que el producto empieza a tener más demanda y se alcancen los niveles óptimos de mercancía según lo que a tu empresa le convenga más.
De igual manera, con los productos que reconozcas que están por debajo de tus niveles mínimos aceptables valida que el cálculo sea correcto y en los casos en que aplique, comienza a planear de manera más eficiente las compras para llegar al nivel sugerido y no correr el riesgo de sufrir desabasto.
Cada producto tiene su propio comportamiento en cuanto a demanda y rotación.
6. Monitorea tus inventarios en tiempo real
Lo recomendable es que cada vez que un producto llegue al nivel mínimo o al punto de re-orden planees una compra. En este proceso es muy importante la función de tu equipo de compras ya que cada producto tiene su propio comportamiento en cuanto a demanda y rotación, por lo que deberán estar preparados para tomar decisiones importantes para hacer más eficiente la compra.
7. Actualización constante de la información
Él último paso en la implementación correcta de tu control de inventarios, es al mismo tiempo fundamental para poder tener éxito en el futuro. Las tendencias y situaciones de los productos tienden a cambiar, por lo que es muy importante tener revisiones periódicas de la información y actualizar constantemente los niveles mínimos y máximos que tiene la compañía. Este análisis es recomendable que lo realices anualmente o en caso de que la industria y mercado en que se desempeñe tu negocio lo requiera, puede llevarse a cabo varias veces al año para que puedas asegurarte de contar con información confiable para tomar todas las decisiones importantes.
Recuerda que para poder llevar con éxito esta estrategia debes contar con catálogos de productos depurados, información confiable de tus existencias, compras y ventas de tus artículos y un mantenimiento accesible, flexible y fácil de esta información para que puedas realizarlo de manera proactiva.
- Inventarios realizado por personal de la empresa:
Tercerizar el trabajo con una empresa que brinda este servicio puede generar grandesproblemas, cuando los artículos cuentan con un alto grado de complejidad para el reconocimiento es preferible realizar la tarea con personal interno de la empresa.
Una política de monitoreo continua mediante inventarios cíclicos favorecerá en la reducción de los márgenes error.
- Inventarios cíclicos:
La clave no es esperar al cierre de año para llevar un control, una política de monitoreo continua mediante inventarios cíclicos favorecerá en la reducción de los márgenes error, en los procesos operativos y en la exactitud de la información.
Establece un día de la semana o del mes para realizar esta tarea.
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